Wir verfolgen mit der Nutzung von Microsoft 365 verschiedene Zwecke. Hauptsächlich geht es um die einfachere Zusammenarbeit zwischen uns und unseren Kunden. Dabei werden Funktionen genutzt, um Inhalte zu erstellen und zu speichern, Termine zu planen und um zu kommunizieren. Um mit Externen einen ebenso effektiven Informationsaustausch zu erreichen, sollen auch Gäste (ohne Microsoft 365 Konto) die Funktionen von Microsoft 365 nutzen können. Die Verarbeitung von  personenbezogenen Daten dient daher der Abwicklung von Verträgen und der Zusammenarbeit im Projekt.

Mit der Nutzung von Teams werden insbesondere folgende Ziele verfolgt: vereinfachte und unkomplizierte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Kunden durch Übertragung von Meetings in Echtzeit und unmittelbarer Austausch im Chat, erleichterte und effizientere Gruppenarbeit, Flexibilität sowie orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit. Hierbei werden je nach Fall personenbezogene Daten wie Name und E-Mail-Adresse verarbeitet. Die Teilnahme kann als Gast erfolgen.

Alternativ kann für eine einmalige Teilnahme ein Link zum Meeting zur Verfügung gestellt werden. Die Eröffnung eines Nutzerkontos oder die Eingabe personenbezogener Daten ist dabei nicht erforderlich. Du kannst jedoch deinen Namen eingeben. In jedem Fall werden Nutzungsdaten wie die IP-Adresse verarbeitet.

Bei der Nutzung von Microsoft 365 findet eine Übermittlung von Diagnosedaten an Microsoft statt, damit die Dienste insgesamt (fehlerfrei) bereitgestellt werden können.  Die Verarbeitung der Diagnosedaten dient auch der Verbesserung und Aktualisierung der Software durch das Einspielen von neuen Versionen. Schließlich dient die Verarbeitung auch dazu, die Sicherheit der Dienste und eine schnelle Fehlerbehebung durch Microsoft zu gewährleisten.

Die Zulässigkeit der dargestellten Datenverarbeitung richtet sich hauptsächlich nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (Wahrung berechtigter Interessen). Die Loady GmbH möchte die Arbeit mit Kunden ortsunabhängig, effizient und flexibel gestalten, Arbeitsabläufe optimieren und die Digitalisierung vorantreiben. Auch die bessere Planung von Arbeitskapazitäten, die vereinfachte Kommunikation und die fehler- sowie unterbrechungsfreie Bereitstellung der Dienste stehen im Fokus. Die Zulässigkeit der Verarbeitung kann sich in Einzelfällen nach Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO richten (Einwilligung). In dem Fall wirst du von der Loady GmbH ausdrücklich gefragt, ob du mit der Datenverarbeitung einverstanden bist.

Die erstmalige Speicherung deiner Daten erfolgt mit dem Versand der Einladung zur Mitarbeit in der Microsoft 365 Umgebung. Die Dauer richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Bezug auf bestimmte Dokumente und Vorgänge sowie nach dem berechtigten Interesse der Loady GmbH. Chat-Inhalte bei Microsoft Teams werden regelmäßig für 14 Tage aufbewahrt. Dein persönlicher Gast-Zugang und dessen Inhalt wird von uns nach Ende des Gesprächs deaktiviert, soweit nicht die Durchführung eines weiteren Gesprächs beabsichtigt ist. Hiernach bewahrt die Microsoft Corporation selbst die Daten für einen gewissen Zeitraum auf. Diese Aufbewahrungszeiten kannst unter der folgenden URL einsehen: Data retention, deletion, and destruction in Microsoft 365 – Microsoft Service Assurance | Microsoft Learn.