Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 DS-GVO von Microsoft Teams für Externe

Allgemeines

Bei der Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft Teams werden personenbezogene Daten (nachfolgend auch „Daten“) verarbeitet, wobei das teilweise im Hintergrund geschieht und nicht zwingend erkennbar ist.

Wir sind z. B. nach Art. 13 DS-GVO verpflichtet, dir bestimmte Informationen zur Verarbeitung deiner Daten mitzuteilen. Diese Datenschutzinformationen klären dich daher darüber auf, welche Datenverarbeitungen wir im Rahmen der Durchführung eines Online-Meetings vornehmen.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Loady GmbH

Industriestraße 35

68169 Mannheim Germany

Tel.: +49 621 4909 9670

Email: marketing@loady.com

GeschäftsführerInnen: Stefanie Kraus, Elzbieta Wiankowska, Dennis Jantos

Registergericht: Amtsgericht Mannheim

Registernummer: HRB 748234

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gem. § 27 a Umsatzsteuergesetz: DE363430484.

 

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichst du wie folgt:

Frau Rechtsanwältin Christina Grewe

Erzbergerstr. 17

68165 Mannheim

info@grewe-kanzlei.de

Tel.: 0621 377036 40

2. Details zur Datenverarbeitung

Wir verfolgen mit der Nutzung von Microsoft 365 verschiedene Zwecke. Hauptsächlich geht es um die einfachere Zusammenarbeit zwischen uns und unseren Kunden. Dabei werden Funktionen genutzt, um Inhalte zu erstellen und zu speichern, Termine zu planen und um zu kommunizieren. Um mit Externen einen ebenso effektiven Informationsaustausch zu erreichen, sollen auch Gäste (ohne Microsoft 365 Konto) die Funktionen von Microsoft 365 nutzen können. Die Verarbeitung von  personenbezogenen Daten dient daher der Abwicklung von Verträgen und der Zusammenarbeit im Projekt.

Mit der Nutzung von Teams werden insbesondere folgende Ziele verfolgt: vereinfachte und unkomplizierte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Kunden durch Übertragung von Meetings in Echtzeit und unmittelbarer Austausch im Chat, erleichterte und effizientere Gruppenarbeit, Flexibilität sowie orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit. Hierbei werden je nach Fall personenbezogene Daten wie Name und E-Mail-Adresse verarbeitet. Die Teilnahme kann als Gast erfolgen.

Alternativ kann für eine einmalige Teilnahme ein Link zum Meeting zur Verfügung gestellt werden. Die Eröffnung eines Nutzerkontos oder die Eingabe personenbezogener Daten ist dabei nicht erforderlich. Du kannst jedoch deinen Namen eingeben. In jedem Fall werden Nutzungsdaten wie die IP-Adresse verarbeitet.

Bei der Nutzung von Microsoft 365 findet eine Übermittlung von Diagnosedaten an Microsoft statt, damit die Dienste insgesamt (fehlerfrei) bereitgestellt werden können.  Die Verarbeitung der Diagnosedaten dient auch der Verbesserung und Aktualisierung der Software durch das Einspielen von neuen Versionen. Schließlich dient die Verarbeitung auch dazu, die Sicherheit der Dienste und eine schnelle Fehlerbehebung durch Microsoft zu gewährleisten.

Die Zulässigkeit der dargestellten Datenverarbeitung richtet sich hauptsächlich nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (Wahrung berechtigter Interessen). Die Loady GmbH möchte die Arbeit mit Kunden ortsunabhängig, effizient und flexibel gestalten, Arbeitsabläufe optimieren und die Digitalisierung vorantreiben. Auch die bessere Planung von Arbeitskapazitäten, die vereinfachte Kommunikation und die fehler- sowie unterbrechungsfreie Bereitstellung der Dienste stehen im Fokus. Die Zulässigkeit der Verarbeitung kann sich in Einzelfällen nach Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO richten (Einwilligung). In dem Fall wirst du von der Loady GmbH ausdrücklich gefragt, ob du mit der Datenverarbeitung einverstanden bist.

Die erstmalige Speicherung deiner Daten erfolgt mit dem Versand der Einladung zur Mitarbeit in der Microsoft 365 Umgebung. Die Dauer richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Bezug auf bestimmte Dokumente und Vorgänge sowie nach dem berechtigten Interesse der Loady GmbH. Chat-Inhalte bei Microsoft Teams werden regelmäßig für 14 Tage aufbewahrt. Dein persönlicher Gast-Zugang und dessen Inhalt wird von uns nach Ende des Gesprächs deaktiviert, soweit nicht die Durchführung eines weiteren Gesprächs beabsichtigt ist. Hiernach bewahrt die Microsoft Corporation selbst die Daten für einen gewissen Zeitraum auf. Diese Aufbewahrungszeiten kannst unter der folgenden URL einsehen: Data retention, deletion, and destruction in Microsoft 365 – Microsoft Service Assurance | Microsoft Learn.

Deine personenbezogenen Daten können im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 an verschiedene Empfänger weitergegeben oder von diesen eingesehen werden. Dazu gehören insbesondere sämtliche Mitarbeiter der Loady GmbH.

Die Loady GmbH beabsichtigt nicht, deine personenbezogenen Daten an ein Drittland außerhalb der EU oder des EWR zu übermitteln. Im Rahmen eines Projekts kann dies aber durchaus vorkommen, insbesondere, wenn du sich selbst in einem solchen Land befindest. Auch werden regelmäßig Diagnosedaten an die Microsoft Corporation gesendet und dort ausgewertet. Diese werden zwar in datenschutzrechtlich als sicher anerkannten Ländern gespeichert. Aufgrund des sogenannten CLOUD-Acts kann aber nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden Zugriff auf diese Daten erhalten. Sofern eine Datenübermittlung in die USA stattfindet, wurden mit Microsoft Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 c) DS-GVO vereinbart. Informationen zu den Standarddatenschutzklauseln kannst du auf der Webseite der Europäischen Kommission abrufen: https://ec.europa.eu/info/index_de. Mehr Informationen zur Datenverarbeitung bei der Microsoft Corporation findest du hier: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy.

4. Betroffenenrechte

Du hast ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS- GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO). Sofern deine personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO verarbeitet werden, hast du ein Widerspruchsrecht, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben.

Du kannst diese Rechte jederzeit ausüben. Das heißt allerdings nicht, dass sie auch erfüllt werden. Wir können deine Daten z.B. nicht löschen, wenn wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Speicherung verpflichtet sind.

Sofern du eine Einwilligung in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erteilt haben und diese widerrufen, bleibt die bis zum Zeitpunkt dieses Widerrufs erfolgte Verarbeitung hiervon unberührt.

Du hast jederzeit das Recht, dich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

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